#022_Wie soll ich das bloß formulieren?
Wie du zukünftig zu klaren und verständlichen Formulierungen bei deinem Baubesprechungsprotokoll kommst!
Es gibt immer noch genügend Kollegen und Kolleginnen, die ihr Besprechungsprotokoll im Nachgang zur Besprechung schreiben. Sie notieren sich Stichpunkte auf dem ausgedruckten Protokoll der letzten Woche. Mit Hilfe dieser Gedankenstützen formulieren sie dann das Besprechungsprotokoll.
Dies ist von einer effizienten und zeitgemäßen Besprechungsführung weit entfernt!
Wahre Besprechungsmeister sind in der Lage, die Besprechung live mit zu protokollieren. Dabei ist die größte Schwierigkeit, geeignete Formulierungen unter Zeitdruck zu finden.
Naja, und zügiges Tippen wäre auch von Vorteil
Beides erlernst du mit etwas Übung relativ rasch. Bei den Formulierungen sind hierfür gewisse Kniffe hilfreich. Damit kannst du den Lernweg entscheidend verkürzen!
In dieser Podcast Folge zeige ich dir meine über die Jahre entwickelten Formulierungstricks.
Ich verspreche dir: Mit etwas Übung bist du im Nu in der Lage verständliche und klare Formulierungen zu finden. Und das in Windeseile!
Konkret zeige ich dir in dieser Folge:
• Warum es so wichtig ist, dass du die Besprechung gleich online mit protokollierst!
• Warum ein ganz bestimmter Aufbau der Formulierungen immer zum Ziel führt!
• Wie du dich klar und verständlich ausdrückst!
• Welche "Wahnsinnseinstiegssätze" dich auf den richtigen Weg bringen!
Du wirst zukünftig Unmengen an Zeit bei deiner Besprechung sparen. Warum? Weil das Protokoll versandfertig ist, sobald du mit der Besprechung fertig bist.
Zudem hast du den Riesenvorteil, dass du keine Einsprüche mehr gegen dein Protokoll erhältst. Alle Teilnehmer haben die endgültige Formulierung bereits gesehen und tragen sie daher mit.
Möchtest auch du viel Zeit sparen?
Dann hör dir unbedingt die aktuelle Podcast Folge an!!!
Jetzt hast du endgültig alle Tools in der Hand, um ein wahrer Meister der Besprechung zu werden. Ich wünsche dir viel Spaß und viel Erfolg bei der Umsetzung!!!
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Und noch ein paar Literaturhinweis mit dem du das Thema vertiefen kannst.
Ufertinger, Handbuch Örtliche Bauaufsicht, Wien 2019
Im Kapitel 3.1.4.5. „Baubesprechung“ kannst du dir nochmal die Grundlagen für eine effiziente Baubesprechung zu Gemüte führen.
#021_Warum kommt der nicht endlich zum Punkt?
Wie du mit einfachen Formulierungen mit schwierigen Besprechungsteilnehmern umgehst!
Deine Aufgabe als Leiter einer Besprechung ist es, die Besprechungsziele zu erreichen. Das ist im Wesentlichen die Agenda abzuarbeiten, den Zeitrahmen einzuhalten und die getroffenen Entscheidungen sauber zu dokumentieren.
Ich selbst finde es auch immer wieder herausfordernd. Vielfach erschweren schwierige Besprechungsteilnehmer die Zielerreichung. Du möchtest ja niemand vor den Kopf stoßen. Die Verantwortung für die Besprechung liegt jedoch bei dir. Ein schwieriger Spagat ist erforderlich. Fingerspitzengefühl ist notwendig. Daher ist es wichtig, entsprechende Formulierungen zu kennen, um Emotionen zu vermeiden.
Eben diese Formulierungen zeige ich dir in dieser Podcast Folge. Du bekommst damit ein Instrument an die Hand, mit dem du in den meisten Situationen angemessen reagieren kannst.
Ich gebe dir für folgende Situationen das Handwerkszeug an die Hand:
- Ein Teilnehmer schafft es nicht seine Argumentation verständlich rüber zu bringen.
- Ein Teilnehmer verlässt die Agenda oder springt im Ablauf herum.
- Ein Teilnehmer unterbricht andere Teilnehmer ständig.
- Ein Teilnehmer führt ausschweifende Monologe.
Ist dir einer dieser Fälle schon mal unter gekommen? Ja?
Dann hör dir unbedingt die aktuelle Podcast Folge an!
Dann hast du fast alle Tricks und Kniffe an der Hand, um ein wahrer Meister der Besprechung zu werden. In der nächsten Folge unterstütze ich dich abschließend noch ein wenig in der Dokumentation der Besprechung.
Viel Spaß beim Anhören und vor allem beim Umsetzen!!!
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Abschließend noch ein Literaturhinweis mit dem du das Thema vertiefen kannst.
Ufertinger, Handbuch Örtliche Bauaufsicht, Wien 2019
Im Kapitel 3.1.1.6.1. „Allgemeine Regeln für Besprechungen“ gebe ich einige Tipps für die Besprechungsvorbereitung.
Eppler, Kernbach; Mett Up!, Stuttgart 2008
Hier bekommst du mit dem System Nudging einige Tipps um deine Besprechungen effizienter zu gestalten.
Laufer, Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen, Offenbach 2009
Ein nettes Grundlagenbuch mit einigen hilfreichen Tipps zur Besprechungsvorbereitung.
#020_Jetzt fängt der auch noch zum Essen an
Wie du mit Hilfe von Besprechungsregeln zu effizienteren Besprechungen kommst!
Es gibt Unternehmen, die haben wirklich eine äußerst unproduktive Besprechungskultur. Da wundert es mich nicht, dass die Effizienz von Besprechungen nicht gerade hoch ist.
Dabei sind Besprechungen aus unserem Berufsalltag nicht weg zu denken. Sie helfen Sachverhalte auszutauschen, Verhandlungen zu führen, Entscheidungen zu treffen und vielen mehr. Ohne sie geht es also nicht.
Wie kommen wir dann zu einer gewinnbringenden Besprechungsführung?
Dies geht nur, wenn man die Teilnehmer dazu committet!
Jeder muss das Ziel der Besprechung vor Augen haben und dieses möglichst rasch erreichen wollen. Dazu gehört einiges an Disziplin.
Disziplin ist immer mit Regeln verbunden. Sie sind die Grundlage für Disziplin. Gibt es keine Regeln an die ich mich halten muss, brauche ich auch keine Disziplin dafür.
In dieser Podcast Folge erfährst du alles wichtige über Besprechungsregeln und vor allem, wie du sie praktisch umsetzt! Im Besonderen zeige ich dir:
- Warum es so wichtig ist, Regeln explizit für alle hörbar zu formulieren.
- Warum die Vorbereitung der Besprechung einen wesentlichen Teil an der Regelkommunikation ausmacht.
- Wie du die Regeln ganz smart kommunizierst.
- Wie du es schaffst, dass sich die Besprechungsteilnehmer dazu verpflichten, diese Regeln auch einzuhalten.
- Wie du die Regeln letztendlich auch durchsetzt.
Ich verspreche dir, wenn du dich an diese Tipps hältst wirst du zukünftig auch bei einem schwierigen Teilnehmerkreis effiziente Besprechungen abhalten können.
In Verbindung mit der bereits gelernten Grundlagen der Kommunikation und dem Umgang mit schwierigen Besprechungsteilnehmern (#021) wirst du zum wahren Meister der Besprechungen!!!
Viel Spaß beim Anhören und vor allem beim Umsetzen!!!
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Im Kapitel 3.1.1.6.1. „Allgemeine Regeln für Besprechungen“ gebe ich einige Tipps für die Besprechungsvorbereitung.
Eppler, Kernbach; Mett Up!, Stuttgart 2008
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Laufer, Sprint-Meetings statt Marathon-Sitzungen, Offenbach 2009
Ein nettes Grundlagenbuch mit einigen hilfreichen Tipps zur Besprechungsvorbereitung.
#019_Wie geht richtig zuhören?
Warum zuhören so schwierig und so wichtig ist!!!
Als ich gestern in einem Gespräch mit einem Kollegen plötzlich bemerkte, dass ich ihm gar nicht richtig zuhöre, sondern mir bereits mein nächstes Argument überlege, wurde mir wieder die Aktualität und die Brisanz dieser Folge bewusst.
Mal ehrlich: Wie oft ist dir das schon passiert?
Sicherlich schon genauso oft wie mir.
Dabei ist es so immanent wichtig, deine "7 Sinne" beieinander zu haben, wenn du zuhörst.
Wissenschaftlich ist schon lange bewiesen, dass wir nicht viele Informationen bewusst aufnehmen können.
Auch Vera F. Birkenbihl hat in ihrem Inselmodell dargelegt, dass auf dem Weg vom Sender zum Empfänger ganz schön viel verloren geht. Wieso und wieviel genau, erkläre ich dir im Podcast.
Es ist also für eine gelungene Kommunikation von größter Bedeutung, aufmerksam zu zu hören. Aber wie geht das? Was kann uns dabei helfen?
Ich finde, dass hier das 4-Ebenen-Modell von Friedemann Schulz von Thun einen wertvollen Beitrag leisten kann. Die verschiedenen Arten des Zuhörens führen uns dann zur Kernaussage: Du musst wirklich den festen Willen haben den anderen zu verstehen.
Dies meinte auch bereits Steven R. Covey als er in seinem 5. Weg zur Effektivität postulierte "erst verstehen, dann verstanden werden"!
Dafür ist eine gehörige Portion Bewusstheit und Achtsamkeit erforderlich. Aber vor allem bist du für die Aussagen deines Gegenübers nur offen, wenn du nicht wertest. Und damit schließt sich der Kreis zur Folge #018.
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Abschließend noch ein Literaturhinweis mit dem du das Thema vertiefen kannst.
Ufertinger, Handbuch Örtliche Bauaufsicht, Wien 2019
Im Kapitel 5.3.2 „Kommunikation“ bekommst du einen schönen Überblick über verschiedene Kommunikationstheorien und zum Thema Zuhören.
Covey, Die 7 Wege zur Effektivität
Der Managementklassiker über 30 Millionen mal verkauft. Unbedingte Leseempfehlung!!!
Schulz von Thun, Miteinander Reden, Band 1
Hier wird das 4-Ebenen-Modell des Psychologen Friedemann Schulz von Thun erklärt. Ich fand es sehr erhellend.
#018_Sackgasse Kommunikation!
Wie du die Sackgasse in deinen Gesprächen verhindern kannst!!!
Willst du wissen, warum Gespräche so oft schief gehen?
In dieser Podcast Folge verrate ich dir eines der großen Geheimnisse für eine erfolgreiche Kommunikation!
Stell dir folgende Situation vor: Du erklärst einem Kollegen deine Sichtweise eines Sachverhaltes. Er fragt versteht dich nicht. Du erklärst es noch einmal und wieder versteht er dich nicht. Es ist doch sonnenklar, was du meinst. Warum versteht er dich nicht? Dir gehen die Ideen für eine alternative Erklärungsmöglichkeit aus. Du wirst ungeduldig! Ärger steigt in dir hoch! Du merkst, wie du zu schwitzen beginnst. Plötzlich bricht es aus dir heraus. Du wirst pampig und an eine erfolgreiche Kommunikation ist nicht mehr zu denken.
So oder so ähnlich laufen viele Gespräche ab. Aber was passiert hier eigentlich? Wo liegt der Kern der Problems? Warum kannst du ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr emotionslos weiter argumentieren?
Dieser Zeitpunkt ist genau jener Zeitpunkt, an dem du ein Urteil fällst. Dieses könnte beispielsweise so lauten: „Ich habe recht und du hast unrecht!“, oder deine Wertung lautet: „Du bist aber ganz schön dumm!“.
Sobald du die Situation so oder so ähnlich bewertet hast, wirst du zwangsläufig verärgert und sprichst in „Wolfssprache“, wie Marshall B. Rosenberg sagen würde.
Ich zeige dir in dieser Podcast Folge, wie das alles zusammen hängt. Und vor allem zeige ich dir auch, wie du verhindern kannst, dass deine Kommunikation zukünftig in diese Sackgasse gerät!
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Hier kommt ihr zum „Strengths Finder“:
https://www.gallup.com/cliftonstrengths/de/home.aspx
Folgend der Titel zum Buch zur Gewaltfreien Kommunikation von Marshall B. Rosenberg:
Gewaltfreie Kommunikation: Eine Sprache des Lebens von Marshall B. Rosenberg und Ingrid Holler
#017_Last Planner - Wer plant hier zuletzt?
Was hinter diesem kryptischem Begriff genau steckt und welche Vorteile für die Projektabwicklung drin sind!
Im ersten Teil des Interviews mit Wolf Plettenbacher und Martin Stopfer haben wir über Lean Construction im Allgemeinen gesprochen. Dem Ansatz Verschwendung im Baubetrieb zu vermeiden. Es war sehr spannend zu hören, welche Verschwendungsarten während des Bauprozesses zu beobachten sind und was es für Möglichkeiten gibt, hier steuernd einzugreifen. Eine zwingende Notwendigkeit, wollen wir die hoch gesteckten Nachhaltigkeitsziele erreichen.
Jedoch waren wir im ersten Teil noch relativ unspezifisch. Wie sieht die Umsetzung des Konzeptes „Lean Construction“ nun in der Praxis aus? Darüber haben wir uns im zweiten Teil unserer Gespräches unterhalten. Der Ansatz des Last Planner bietet die Möglichkeit die verkrusteten Projektmanagementprozesse hinter sich zu lassen und einen komplett neuen Weg zu gehen.
Dabei ist dieses Last Planner System, wessen Kern die Visualisierung der Projektabläufe auf mehreren Boards ist, für jede Projektgröße und jeder Art von Baustelle geeignet. Die Akzeptanz nach anfänglicher Skepsis ist bei den Projektmitarbeitern durchwegs hoch. Obwohl man meinen könnte, dass gerade in unserer Branche für Aufgeschlossenheit neuem gegenüber überschaubar groß wäre.
Ich bin in diesem Gespräch jedenfalls extrem neugierig auf diesen neuen Ansatz geworden und habe mich bei den beiden Kollegen bereits selbst eingeladen! Ich freue mich schon dieses System Live begutachten zu können und sehe enorm viel Potenzial für unsere Branche.
Meine Gesprächspartner sind Wolf Plettenbacher und Martin Stopfer. Sie sind Gründer der Lean.Wien GmbH und haben bereits mehrere Erfahrungen mit der Abwicklung von Bauprojekten mit Lean Management. Zudem haben die beiden das Fachbuch „Handbuch Arbeitsvorbereitung und Lean Construction im Baubetrieb“, sowie das „Handbuch Anti-Claimmanagement“ mit verfasst. Damit nicht genug haben sie auch noch ein Start-Up gegründet. „Conbrain Solutions“ befasst sich mit der Entwicklung von künstlicher Intelligenz bei Projektmanagement Software.
Es wartet ein spannendes Gespräch auf dich, indem du in die neue Art Projekte abzuwickeln eintauchen kannst. Vergiss nicht dich zu meinem Newsletter anzumelden!
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https://www.poyry.at/de/dienstleistungen/engineering/projektmanagement-bauaufsicht
Mit folgendem Link gelangst du auf die Homepage der Lean.Wien GmbH:
Hier geht zum Buch Handbuch Arbeitsvorbereitung und Lean Construction im Baubetrieb:
#016_Wieviel Verschwendung haben wir im Bauprozess eigentlich?
Und wie uns alternative Projektmanagementmethoden helfen diese Verschwendung zu verringern!
Untersuchungen zufolge hat sich die Produktivität in der Industrie um den Faktor 50 erhöht. Wir Menschen dagegen sind in unserer Produktivität weitgehend stagniert. Ja sogar noch schlimmer als das: Durch die vielen Ablenkungen wir Handy und Email erreichen wir nicht einmal mehr die Produktivität wie früher.
Grund genug umzudenken. Viele neue Ansätze finden im Projektmanagement ihre Anwendung. Allen voran in der Softwarebranche werden agile Konzepte vermehrt eingesetzt. Der dort zur Anwendung gebrachte iterative Prozess hat eine teilweise atemberaubende Dynamik in Gang gesetzt.
Aber geht sowas auch auf der Baustelle. Wir können doch nicht nach dem Prinzip „Try and Error“ eine Baustelle abwickeln! Oh doch, gerade der Planungsprozess ist ein sehr iterativer Prozess. Auch in vielen anderen Bereichen kann die Effizienz enorm gesteigert werden. Der Schlüssel hierzu ist ein Ansatz, der aus der Automobilindustrie kommt. Toyota wurde mit dem Lean-Ansatz zum erfolgreichsten Auto Bauer der Welt. Das Kernstück dieser Ansatzes ist es, Verschwendung zu vermeiden. Aber auch das Streben sich ständig zu verbessern ist damit zwingend verbunden.
Diese Ansätze finden nun auch in unserer doch teilweise etwas antiquierten Baubranche ihre Anwendung. Ich habe dabei mit zwei Vorreitern für en Ansatz des Lean Management in Österreich sprechen dürfen und mir wurden dabei die Augen über die Verschwendung in kompletten Wertschöpfungskette einer Baumaßnahme geöffnet. Gerade im Kontext der Nachhaltigkeit sind diese Ansätze ein toller Beitrag unnötige Ressourcenverschwendung einzudämmen.
Meine Gesprächspartner sind Wolf Plettenbacher und Martin Stopfer. Sie sind Gründer der Lean.Wien GmbH und haben bereits mehrere Erfahrungen mit der Abwicklung von Bauprojekten mit Lean Management. Zudem haben die beiden das Fachbuch „Handbuch Arbeitsvorbereitung und Lean Construction im Baubetrieb“, sowie das „Handbuch Anti-Claimmanagement“ mit verfasst. Damit nicht genug haben sie auch noch ein Start-Up gegründet. „Conbrain Solutions“ befasst sich mit der Entwicklung von künstlicher Intelligenz bei Projektmanagement Software.
Es wartet ein spannendes Gespräch auf dich, in dem du in die neue Art Projekte abzuwickeln eintauchen kannst. Vergiss nicht dich zu meinem Newsletter anzumelden!
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Mit folgendem Link gelangst du auf die Homepage der Lean.Wien GmbH:
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#015_Interview kooperative Projektabwicklung - Teil 2!
Ist kooperative Projektabwicklung auch im hitzigen Projektalltag möglich?
Im ersten Teil des Gespräches besprachen Wolfgang und ich hauptsächlich die Phase vor Bau.
Im zweiten Teil geht es nun ans Eingemachte. Handlungen der Bauunternehmen, insbesondere auch der Bauwirtschaftsabteilungen, werden oftmals als wenig kooperativ auf Bauherrenseite wahr genommen. Warum ist dies so? Und wie kann hier etwas Druck aus dem Kessel genommen werten?
Vielleicht helfen an dieser Stelle die viel diskutierten neuen Vertragsmodelle wie „Alliance Contracting“ oder „Early Contractor Involvement“?
So viel kann an dieser Stelle bereits verraten werden. Die neuen Vertragsmodelle werden flächendeckend nicht das Allheilmittel sein. Wichtig ist und bleibt gegenseitiges Verständnis für die Situation des anderen und eine sachliche und faktenbasierte Kommunikation.
Auch im zweiten Teil werden spannende und teilweise auch kontroverse Ansichten mit Wolfgang Wiesner ausgetauscht. Wolfang ist Leiter der Bauwirtschaftsabteilung der Fa. Porr. Neben der Strabag der größte Baukonzern Österreichs. Das allein prädestiniert ihn jedoch nicht als Gesprächspartner für dieses Thema. Es hat in Zusammenarbeit mit dem ÖBV das „Kooperative Projektabwicklung“ und den „Koop Quick Check“ entwickelt.
Er setzt sich sehr für mehr Kooperation in der Projektabwicklung ein und da er dies auf der anderen Vertragsseite tut wie ich, macht ihn das zum idealen Gesprächspartner!
Freu dich auf den zweiten Teil des interessanten Gespräches und vergiss nicht dich zum Newsletter anzumelden!
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Auf folgender Seite kannst du dir das Merkblatt „Kooperative Projektabwicklung“ runter laden:
https://www.bautechnik.pro/DE/Shop/artikeldetail?IDArtikel=b66f68bd-cdf2-46f0-86b3-3ebffa1d2eae
#014_Kooperative Projektabwicklung!!! Derzeit in aller Munde
Passend zur jetzigen Krise – Der erste Teil des Interviews mit Wolfgang Wiesner zum Thema kooperative Projektabwicklung!
Der Begriff „Kooperative Projektabwicklung“ ist in aller Munde. Gerade in Zeiten der Corona-Krise hört man vielfach, dass die daraus resultierenden Folgen partnerschaftlich und kooperativ abgehandelt werden sollten.
Aber was heißt kooperativ eigentlich genau und gibt es eine Möglichkeit Kooperation zu messen? Welchen Einfluss kann darauf bereits in der Vertragsgestaltung genommen werden?
Diese Fragen erörtere ich in einem spannenden Gespräch mit Wolfgang Wiesner.
Wolfgang ist Leiter der Bauwirtschaftsabteilung der Porr AG. Neben der Strabag der zweitgrößte Baukonzern Österreichs. Das allein prädestiniert ihn jedoch nicht als Gesprächspartner für dieses Thema.
Er hat beim Merkblatt „Kooperative Projektabwicklung“ des ÖBV, sowie der der Entwicklung des „Koop Quick Check“ mitgearbeitet. Er setzt sich sehr für mehr Kooperation in der Projektabwicklung ein und da er dies auf der anderen Vertragsseite tut, macht ihn das zum idealen Gesprächspartner für mich!
Freut euch auf den ersten Teil eines interessanten Gespräches und vergiss nicht dich zum Newsletter anzumelden!
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#013_Also doch weiterbauen!
Auf was du jetzt unbedingt achten solltest, wenn du Baustellen in diesen Zeiten beaufsichtigst!
Nun ist es also raus! Die Maßnahmen unter denen weiter gearbeitet werden kann, sind vereinbart. Die Umsetzung dieser Maßnahmen führt sicherlich zu Erschwernissen und Behinderungen im Bauablauf.
Ungeachtet dessen, ob sich auf der jeweiligen Baustellen eine Anspruchsgrundlage zur Anpassung des Entgelts ergibt, kommt einer umfassenden Dokumentation in dieser Situation eine erhebliche Bedeutung zu.
Ich empfehlen dringend eine gewerkweise Dokumentation, gemeinsam mit dem AN, umzusetzen. Auf was du dabei im Detail achten solltest und welchen Inhalt diese haben sollte erfährst du in dieser Podcast Folge.
Damit jedoch nicht genug. Die umzusetzenden Maßnahmen müssen auch kontrolliert werden. Aber wer ist dafür verantwortlich? Wie so oft gilt auch hier: Die Antwort ist nicht ganz eindeutig. Auch diesbezüglich bekommst du alle relevanten Informationen!
Zu guter Letzt führt die Wiederaufnahme der Arbeiten auch für das überwachende Personal zu einer erhöhten Ansteckungsgefahr. Wie du dich, neben den in den Medien kolportierten Maßnahmen, Abstand halten, in Ellenbeuge nießen usw., schützen kannst, erkläre ich dir abschließend.
Mach dich also fit für die herausfordernde Baustellenüberwachung unter Covid 19 und setze die Tipps aus dem Podcast um!
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https://www.wko.at/branchen/sbg/transport-verkehr/gueterbefoerderungsgewerbe/baustellen-covid19.html
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